Rozmowa kwalifikacyjna jest podstawową formą przeprowadzania selekcji. Warto jednak pamiętać, że jeśli prowadzą ją nieprzygotowane osoby, to jej poziom wiarygodności jest niski. Zebrane informacje są powierzchowne, a ocena podejmowana jest bardziej na podstawie intuicji i efektu pierwszego wrażenia niż rzeczywistych faktów. Poniżej przedstawiłam uwagi i rady związane z tzw. klasycznym podejściem do rozmowy rekrutacyjnej. Rozumiem przez to taki sposób prowadzenia rozmowy, który nie jest oparty na żadnej, często obwarowanej licencją metodzie, natomiast w dużym stopniu wykorzystuje zasady prowadzenia wywiadu częściowo strukturyzo

wanego. W takim podejściu osoba prowadząca wywiad ma przygotowane podstawowe, główne pytania do zbadania założonych w rozmowie obszarów. Pytania te jednak uzupełnia dodatkowymi, już w trakcie samej rozmowy.

Najczęstsze cele prowadzenia rozmowy rekrutacyjnej:

1. Ocena: czy kandydat jest odpowiedni do danej pracy; a jeśli nie – to w jakiej innej pracy jego uzdolnienia mogą być wykorzystane? Oceny tej możemy dokonać, jeśli w trakcie rozmowy uda nam się zebrać wystarczającą ilość wiarygodnych danych nt. kompetencji Kandydata , jego dopasowania do stanowiska pracy i zespołu pod względem cech osobowych oraz poziomu   i rodzaju motywacji do pracy.
2. Upewnienie się, czy kandydat ma dokładny obraz przyszłej pracy. Podejmując pracę osoba podpisuje kontrakt prawny (różne formy umowy o pracę). Występuje również niepisany zestaw wyobrażeń i oczekiwań wobec pracy   i pracodawcy . Im lepiej Kandydat będzie mógł poznać rzeczywiste warunki pracy, tym większa szansa, że nie dozna w tym zakresie rozczarowania i że nie zechce odejść po początkowym okresie.
3. Zapewnienie takiej atmosfery rozmowy, aby przy założeniu dobrej woli kandydata, doprowadzić do sytuacji, kiedy będzie on mógł w pełni zaprezentować siebie.
   

KILKA RAD DLA PROWADZĄCYCH ROZMOWĘ:

 Przygotowanie

•  Przygotuj miejsce spotkania – ważne, aby było ono wygodne i dla Ciebie (spędzisz tam zapewne wiele godzin) i dla kandydatów;
• Zadbaj o to, aby nie przeszkadzano ci w trakcie rozmowy ( telefony, wejścia sekretarki itp.) – nic nie sprawia gorszego wrażenia, jak osoba, która ciągle odrywa się od rozmowy.
• Przygotuj wszelkie potrzebne pomoce ( dokumentację, testy, zadania itp.)
• Planując spotkania pozostaw sobie 15- 20 min przerwę pomiędzy kolejnymi rozmowami w celu uporządkowania zapisów z rozmów.
  

• Planując spotkanie zadbajmy o to, aby kandydaci nie mijali się w drzwiach – może to być dla nich bardzo krępujące!

Pamiętajmy :  faktem jest, że więcej jest tych osób, które  ni

e otrzymuje pracy niż tych, którzy ją otrzymują a jednak wszyscy kandydaci mogą kiedyś stać się naszymi klientami lub też mogą wyrażać opinię o naszej firmie. Zróbmy wszystko, co możliwe, aby mieli oni poczucie bycia potraktowanym sprawiedliwie, z szacunkiem.

Zaproszenie

Zaproszenie na rozmowę to dla kandydatów często bardzo duże przeżycie; wysyłając zawiadomienie – zaproszenie na rozmowę pamiętajmy o przekazaniu dokładnej informacji oraz stworzeniu już na wstępie przyjaznej atmosfery.

O czym należy pamiętać w liście zapraszającym?

• poinformuj o celu rozmowy
• wyznacz miejsce i godziny spotkania
• jeśli potrzebne będą zaświadczenia, certyfikaty, dyplomy itp. – należy poprosić o ich przyniesienie
• podaj nazwiska i telefonu osoby kontaktowej ( w przypadku gdyby termin nie pasował
  

  kandydatowi lub też gdyby chciał on uzyskać dodatkowe informacje

 Schemat rozmowy:

 Rozmowę można prowadzić w oparciu o różne wzorce . Jednakże praktycznie zawsze scenariusz rozmowy jest następujący:

• Otwarcie:
• Powitanie
• Przedstawienie siebie
  

• Rozluźnienie kandydata (nawiązanie rozmowy ogólnej)
• Przedstawienie przebiegu rozmowy
• Poinformowanie, kiedy będzie mógł zadawać pytania
• Podkreślenie, że rozmowa ta to proces dwustronny – chodzi o wzajemne dopasowanie się
• Uprzedzenie o tym, że będzie się robiło notatki oraz, że zebrane dane mają charakter poufny i zostaną wykorzystane tylko do procesu rekrutacji  i selekcji !
• Rozwinięcie:
• Zbieranie danych nt kompetencji merytorycznych
• Zbieranie danych nt kompetencji społecznych i interpersonalnych oraz cech osobowych
• Zbieranie danych nt oczekiwań, poziomu i rodzaju motywacji do podjęcia pracy
• Zakończenie:
• Odpowiedzi na pytania kandydata
• Prośba o uzupełnieni informacji (jeśli ma poczucie, że nie powiedział o sobie wszystkiego)
• Przypomnienie, do kiedy powinna nadejść odpowiedź odnośnie decyzji
• Podziękowanie za poświęcony czas

Zbieranie danych, zadawanie właściwych w sensie treści i formy pytań, to sztuka, która może być tematem na osobny artykuł. Można tu wyróżnić dwa podejścia:

• „sprawdzające” – spotkanie ma bardziej charakter wywiadu, w którym osoba rekrutująca zadaje pytania sprawdzające; rolą Kandydata jest przekonanie, że jest osoba kompetentną
• „partnerskie” – spotkanie to bardziej rozmowa: osoba rekrutująca przedstawia firmę, wymagania stanowiska pracy, cele do osiągnięcia prosząc równocześnie Kandydata o komentarz, dopytuje o konkretne pomysły, plany, możliwości; sprawdzanie kompetencji Kandydata ma charakter bardziej pośredni.

 Przykład:

W stylu sprawdzającym, chcą zbadać, czy Kandydat wykaże się wystarczającą sumiennością i terminowością możemy m.in. zapytać: „Jak Pan poradzi sobie   w sytuacji, kiedy współpracownicy nie wywiązują się z terminu przesłanie danych do raportu, który jest Pan zobowiązany przygotować   i przez to może się Pan nie wywiązać ze swojego terminu?” ( pytanie ukierunkowane na przyszłość) lub: „Czy pamięta Pan sytuację, kiedy Pana współpracownicy nie wywiązali się z przesłania             w terminie danych niezbędnych do przygotowania przez Pana raportu? Co Pan w tej sytuacji zrobił?… ( pytanie z przeszłości kandydata)

 Ten sam obszar w stylu partnerskim zbadamy np. opisując Kandydatowi, co jest dla nas ważne: „Bardzo istotnym celem w Pana pracy będzie terminowe przygotowywanie raportów. Aby je przygotować, będzie Pan potrzebował uzyskać wstępne dane od innych współpracowników. Jakie ma Pan pytania w związku z tym?  ( rodzaj pyt

ań może wskazywać po pierwsze, na czym skupia się uwaga kandydata w takiej sytuacji; może też wskazywać jego doświadczenie radzenia sobie z takim sytuacjami w przeszłości) lub: Jakie metody organizacji pracy i zasady współpracy proponowałby Pan dla nas w związku z tym celem? Jak- w oparciu o Pańskie doświadczenie mógłby Pan zapewnić sobie terminowość spływu tych danych?

Metodę „sprawdzającą” częściej można stosować do Kandydatów z mniejszym stażem pracy, aktywnie poszukujących zatrudnienia. Natomiast metoda „partnerska” sprawdza się w przypadku Kandydatów poleconych, bardzo doświadczonych, poszukujących nowych możliwości zawodowych a nie tylko pracy jako takiej.

Autor: Danuta Mirek